Beschäftigungsverbot bei Schwangerschaft: Was Arbeitgeber beachten müssen
Das Mutterschutzgesetz sieht Beschäftigungsverbote für Schwangere und stillende Mütter vor, insbesondere während der gesetzlichen Mutterschutzfrist. Am 14. Februar 2025 hat der Bundesrat eine Neuregelung für Fehlgeburten beschlossen, die ab dem 1. Juni 2025 in Kraft tritt. Diese sieht vor, dass Frauen, die ihr Kind vor der 24. Schwangerschaftswoche verloren haben, nun Anspruch auf Mutterschutz ab der 12. Schwangerschaftswoche haben.
Der Mutterschutz ist gestaffelt:
Ab der 13. Woche bis zu zwei Wochen, ab der 17. bis zu sechs Wochen und ab der 20. bis zu acht Wochen. Arbeitgeber dürfen in dieser Zeit keine Arbeit verlangen, es sei denn, die betroffene Mitarbeiterin erklärt sich ausdrücklich bereit.
Lohnsteuerliche Behandlung von unbezahltem Urlaub
Unbezahlter Urlaub hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Lohnsteuerzahlungen. Solange dem Mitarbeiter keine Lohnbestandteile zufließen, entsteht auch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sollte jedoch während des unbezahlten Urlaubs weiterhin Arbeitslohn gezahlt werden, beispielsweise für ein Firmenfahrzeug oder vermögenswirksame Leistungen, sind diese Beträge steuerpflichtig.
Solange das Arbeitsverhältnis besteht, zählen auch unbezahlte Arbeitstage im Lohnabrechnungszeitraum, ohne dass ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht. Die monatliche Abrechnung bleibt auch während unbezahltem Urlaub gleich. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn während des Urlaubs im Ausland Lohn bezogen wird, der nicht der deutschen Lohnsteuer unterliegt.
(R 39b.5 Abs. 2 Satz 3 LStR) (R 39b.5 Abs. 2 Satz 4LStR).
Erklärung Teillohnzahlungszeitraum: Ein Teillohnzahlungszeitraum entsteht bei einem monatlich entlohnten Arbeitnehmer immer dann, wenn der Anspruch auf Arbeitslohn nicht für einen vollen Monat besteht.
Lohnkonto:
Bei unbezahltem Urlaub muss im Lohnkonto der Buchstabe "U" (für Unterbrechung) eingetragen werden, wenn der Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage entfällt (§ 41 Abs. 1 Satz 5 EStG; § 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV). Die Dauer der Unterbrechung muss nicht aufgezeichnet werden, kann aber auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden. Die Fortzahlung von vermögenswirksamen Leistungen oder eines Firmenwagens schließt die Eintragung von "U" nicht aus. Jeder Unterbrechungszeitraum von mindestens fünf Arbeitstagen erfordert einen neuen Eintrag, wobei der Zeitraum pro Kalenderjahr zu betrachten ist.
Besonderheit für die Lohnsteuerbescheinigung bei unbezahltem Urlaub
Abschließend ist die Anzahl der im Lohnkonto vermerkten Buchstaben "U" in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung einzutragen (§ 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG). Der genaue Zeitraum der Unterbrechung braucht auch hier nicht angegeben zu werden. Es genügt, wenn die Anzahl der Wochen in der Zeile zwei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen wird.
Nimmt zum Beispiel ein Mitarbeiter im Kalenderjahr 2025 einmal drei Wochen und einmal eine Woche unbezahlten Urlaub, so ist in Zeile zwei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung die Zahl "3" oder in Worten "drei" einzutragen.
Krankmeldungen von Arbeitnehmern
Wartezeit:
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht frühestens nach einer ununterbrochenen Dauer des Arbeitsverhältnisses von vier Wochen bei demselben Arbeitgeber. Diese Frist wird ab dem vereinbarten Arbeitsbeginn berechnet. Das gilt auch, wenn das Arbeitsverhältnis an einem Tag beginnt, an dem tatsächlich nicht gearbeitet wird (z. B. aufgrund eines gesetzlichen Feiertags). Diese Regelung findet auch Anwendung auf geringfügige Beschäftigungen, die krankenversicherungsfrei sind. Die Wartezeit stellt eine zusätzliche Anspruchsvoraussetzung für die Entgeltfortzahlung dar, verkürzt jedoch nicht die Dauer des Anspruchs von sechs Wochen. Arbeitsunfähigkeit, die vor Ablauf der Wartezeit eintritt, wird nicht auf den Anspruch angerechnet.
Hinweis: Die Wartezeit kann vertraglich ausgeschlossen oder verkürzt werden, zum Beispiel durch einen Tarifvertrag.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer tritt am 01.03.2025 ein neues Arbeitsverhältnis an. Aufgrund eines privaten Unfalls ist er in der Zeit vom 05.03. bis 12.05.2025 arbeitsunfähig. Während der Wartezeit vom 1. bis 28.03.2025 besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Arbeitgeber zahlt erst ab dem 29.03.2025 für maximal sechs Wochen (bis 09.05.2025) Lohnfortzahlung. In den ersten vier Wochen erhält der Arbeitnehmer Krankengeld von der Krankenkasse.
Arbeitsverhältnis wird wegen Krankheit nicht angetreten:
Entgeltfortzahlung ist auch dann zu leisten, wenn das Arbeitsverhältnis aufgrund einer Krankheit nicht zum vereinbarten Zeitpunkt aufgenommen werden kann, vorausgesetzt, die Arbeitsunfähigkeit tritt nach Vertragsabschluss ein. In diesen Fällen ist ebenfalls die Wartezeit zu beachten.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer schließt am 05.02.2025 einen Arbeitsvertrag. Der Arbeitsbeginn ist für den 01.03.2025 vereinbart. Der Arbeitnehmer ist jedoch seit dem 22.02.2025 bis auf Weiteres arbeitsunfähig krank. Während der Wartezeit vom 01. bis 28.03.2025 besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Arbeitgeber zahlt erst ab dem 29.03.2025 für maximal sechs Wochen (bis 9.5.2024) Lohnfortzahlung.
Statuswechsel:
Ein Statuswechsel des Arbeitnehmers, wie zum Beispiel der nahtlose Übergang von einem Ausbildungsverhältnis in ein Arbeitsverhältnis beim gleichen Arbeitgeber, führt nicht zu einer Unterbrechung. Es entsteht keine neue Wartezeit. Das gilt auch bei einem Wechsel des Inhabers eines Betriebs. Auch eine tatsächliche Unterbrechung innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses (z. B. durch Urlaub oder Krankheit) führt nicht zu einer neuen Wartezeit.
Neues oder einheitliches Arbeitsverhältnis:
Jedes rechtlich selbstständige Arbeitsverhältnis unterliegt der Wartezeit. Zwei aufeinanderfolgende, rechtlich selbstständige Arbeitsverhältnisse bei demselben Arbeitgeber können jedoch ausnahmsweise, wie ein einziges Arbeitsverhältnis behandelt werden, wenn zwischen den Arbeitsverhältnissen ein enger zeitlicher und sachlicher Zusammenhang besteht.
Dies ist zum Beispiel der Fall:
• wenn es sich um eine kurze Unterbrechung von weniger als drei Wochen handelt und
• ein tariflich vereinbarter Wiedereinstellungsanspruch besteht.
In solchen Fällen ist keine neue Wartezeit erforderlich.
Die Krankenkasse zahlt Krankengeld mit Ausnahmen:
Im Regelfall zahlt die Krankenkasse während der Wartezeit Krankengeld. Das bedeutet, wenn der Arbeitnehmer nach Arbeitsaufnahme krank wird, ist die Krankenkasse in der Regel zuständig.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer tritt am 01.02.2025 ein neues Arbeitsverhältnis an. Vom 04. bis 12.02.2025 ist er arbeitsunfähig (ärztliche Feststellung am 04.02.2025). Der Arbeitgeber zahlt aufgrund der Wartezeit nicht, jedoch leistet die Krankenkasse vom 04. bis 12.02.2025 Krankengeld. Die Krankenkasse zahlt auch, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber wechselt.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer kündigt sein Arbeitsverhältnis mit dem bisherigen Arbeitgeber zum 31.01.2025. Mit dem neuen Arbeitgeber wurde am 20.01.2025 ein Arbeitsvertrag geschlossen, der Arbeitsbeginn ist für den 01.03.2025 festgelegt. Der Arbeitnehmer ist vom 25.01. bis 10.02.2025 arbeitsunfähig. Das Entgelt wird durch den bisherigen Arbeitgeber bis zum 31.01.2025 gezahlt. Der neue Arbeitgeber zahlt aufgrund der Wartezeit nicht, jedoch leistet die Krankenkasse vom 01. bis 10.02.2025 Krankengeld.
Steuer- und SV-freie Kindergartenzuschüsse des Arbeitgebers
Arbeitgeber können Kindergartenzuschüsse für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder ihrer Mitarbeiter gewähren, die steuerfrei und sozialversicherungsfrei sind. Dies erfolgt nach § 3 Nr. 33 EStG und § 1 Abs. 1 SvEV.
Voraussetzungen für steuerfreie Zuschüsse:
1. Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder: Der Zuschuss gilt für Kinder, die noch nicht schulpflichtig sind (auch für Kinder, die aufgrund mangelnder Schulreife zurückgestellt sind).
2. Zuschüsse an Kindergärten oder vergleichbare Einrichtungen: Es müssen anerkannte Einrichtungen wie Kindergärten, Krippen oder Tagesmütter sein.
3. Zusätzliche Arbeitgeberleistung: Die Zuschüsse müssen zusätzlich zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers gewährt werden.
Wichtige Punkte:
• Erstattung für eigene Kinder: Zuschüsse sind nur für eigene, adoptierte oder Pflegekinder des Arbeitnehmers möglich.
• Nachweis: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber nachweisen, dass der Zuschuss für die Betreuung des Kindes verwendet wurde (z.B. durch eine Beitragsbescheinigung).
• Direktzahlung oder Erstattung: Der Arbeitgeber kann entweder direkt an den Kindergarten zahlen oder dem Arbeitnehmer den Betrag erstatten (letzteres erfordert Nachweise).
Auswirkungen auf Sonderausgaben:
• Eltern können bis zu 80% der Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben abziehen (max. 4.800 Euro pro Jahr und Kind). Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers mindern jedoch diesen Abzugsbetrag, wie der BFH entschieden hat.
Obstkorb für Arbeitnehmer – Steuerfreiheit und Vorteile
Ein Obstkorb für die Mitarbeiter ist eine beliebte Möglichkeit, den Arbeitsplatz angenehmer zu gestalten. Doch auch hier gibt es steuerliche Besonderheiten, die Arbeitgeber kennen sollten.
1. Obstkorb als steuerfreie Aufmerksamkeit:
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Obstkorb kostenlos zur Verfügung stellen, gilt das als steuerfreie Aufmerksamkeit. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss dafür keine Steuern oder Sozialabgaben zahlen. Auch die Mitarbeiter müssen dafür keine Steuern auf diesen Vorteil zahlen, solange der Verzehr im Betrieb erfolgt.
Ein Obstkorb ist eine günstige und steuerfreie Möglichkeit, den Mitarbeitern etwas Gutes zu tun, solange die Regeln beachtet werden. Arbeitgeber können so das Betriebsklima fördern und gleichzeitig von Steuer- und Sozialabgabenfreiheit profitieren.
2. Voraussetzungen für Steuerfreiheit:
• Der Obstkorb muss für die Mitarbeiter kostenlos sein.
• Die Verwendung des Obstes muss im Betrieb erfolgen.
• Der Obstkorb darf keine komplette „Mahlzeit“ darstellen. Nach Ansicht des BFH mit Urteil vom 03.07.20219 Az. VI R 36/17 liegt eine steuerfreie Aufmerksamkeit vor, wenn Sie als Arbeitgeber als „Frühstück“ lediglich Getränke und Brötchen bereitstellen und die Mitarbeiter sich um den Belag selbst kümmern.
3. Verzehr außerhalb des Betriebs:
Wenn Mitarbeiter das Obst nach Hause nehmen und dort essen, wird es nicht mehr als steuerfreie Aufmerksamkeit angesehen. Stattdessen gilt es als geldwerter Vorteil, der grundsätzlich steuerpflichtig ist – aber nur, wenn der Wert insgesamt 50 Euro pro Monat überschreitet.
4. Sozialversicherungsfreiheit:
Neben der Steuerfreiheit ist der Obstkorb auch sozialabgabenfrei, das heißt, es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer an.
5. Zusätzliche Vorteile – Gesundheit im Betrieb:
Die Bereitstellung von Obst kann auch unter die Regelung zur Gesundheitsförderung im Betrieb fallen, die einen jährlichen Freibetrag von 600 Euro pro Mitarbeiter umfasst, wenn keine anderen Gesundheitsleistungen gewährt werden.
6. Nachweise für Betriebsausgaben:
Obwohl die Kosten für Obst und Getränke steuerlich absetzbar sind, müssen Arbeitgeber diese Ausgaben auch belegen. Das bedeutet, sie müssen z.B. die Kassenbons aufbewahren und ggf. einen Nachweis gegenüber dem Finanzamt erbringen. Pauschale Schätzungen sind nicht zulässig.
7. Tipps für den Arbeitgeber:
Um den bürokratischen Aufwand zu minimieren, empfiehlt es sich, Großbestellungen zu tätigen oder einen Dauervertrag mit einem Anbieter über die regelmäßige Lieferung von Obst zu schließen.
