Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen bei Arbeitnehmenden
Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden immer wieder Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen festgestellt. In begrenztem Umfang ist ein nachträglicher Einbehalt der Anteile von Arbeitnehmern möglich.
Einbehalt für drei rückwirkende Abrechnungsmonate
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Versichertenanteile für die letzten drei abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume nachträglich einbehalten. Wird also beispielsweise bei der Lohnabrechnung Oktober ein unterbliebener Beitragsabzug festgestellt, können mit der Oktober-Abrechnung noch die Arbeitnehmeranteile für die Monate September, August und Juli einbehalten werden.
Verletzung der Mitwirkungspflichten
Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Mitwirkungspflicht durch die Arbeitnehmer besteht für den Arbeitgeber ein Rückgriffsrecht auch außerhalb der Entgeltabrechnung. Das ist selbst bei bereits beendetem Beschäftigungsverhältnis noch zulässig.
Nachzahlung von Arbeitsentgelt
Wenn Entgelt nachgezahlt werden muss, etwa weil die Umsetzung einer Entgelterhöhung erst nachträglich durch eine Nachzahlung erfolgt, handelt sich nicht um unterbliebene Abzüge in diesem Sinne. Das gilt unabhängig davon, in welchem Grund die Nachzahlung erfolgt. Für die zurückliegende Zeit ist der Beitrag so nachzuzahlen, als wäre das erhöhte Arbeitsentgelt pünktlich ausgezahlt worden. Dabei können auch die Arbeitnehmeranteile so einbehalten werden, wie es bei rechtzeitiger Zahlung erfolgt wäre.
Anhebung der Bruttolistenpreisgrenze auf 100.000,00 EUR
Seit dem 1. Juli 2025 wird die Preisobergrenze für die 0,25%-Regelung bei Elektro-Firmenfahrzeugen von bisher 70.000,00 EUR auf 100.000,00 EUR angehoben. Diese Steuervergünstigung gilt bis zum Jahr 2030.
Solange also das reine E-Auto einen Listenpreis von bis zu 100.000,00 EUR hat, müssen für private Fahrten nur 0,25% des Bruttolistenpreises versteuert werden. Für teurere Elektrofahrzeuge über 100.000,00 EUR greift dann wieder die 0,5%-Regel. Dies gilt für alle E-Fahrzeuge, die ab dem 1. Juli 2025 neu zugelassen werden.
Bei rein elektrischen Firmenwagen mit Fahrtenbuch darf ebenfalls nur 0,25% der Abschreibung oder Leasingrate angesetzt werden – analog zur pauschalen 0,25%-Methode.
Für Plug-in-Hybride (PHEV) gilt weiterhin die 0,5%-Regelung, sofern das Kfz maximal 50 g/CO²/km ausstößt, oder mindestens 80 km rein elektrisch fährt. Werden diese Vorgaben nicht erfüllt, greift die 1%-Regelung.
Arbeitsunfähigkeit in der Urlaubszeit bzw. im Ausland
Für den Fall, dass Arbeitnehmer tatsächlich während ihres Urlaubs erkranken, gibt das Bundesurlaubsgesetz ganz klar vor, dass diese Tage gemäß § 9 nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden dürfen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest nachgewiesen wird.
Auch sind Arbeitnehmer nicht wegen jeder Krankheit zwingend arbeitsunfähig, sondern nur, wenn die Erkrankung sie tatsächlich an der Ausübung ihrer spezifischen Arbeit hindern würde. Die Krankheitstage dürfen die Beschäftigten auch nicht einfach direkt im Anschluss anhängen, sondern müssen erneut beantragt und genehmigt werden. Wenn der Arbeitnehmer am Ende des genehmigten Urlaubszeitraums nicht mehr arbeitsunfähig ist, muss er pünktlich wieder zur Arbeit erscheinen.
Grundsätzlich müssen Beschäftigte seit Einführung des neuen eAU-Verfahrens dem Arbeitgeber keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vorlegen, sondern ihn nur mündlich über die Krankschreibung informieren. Arztpraxen übermitteln die AU-Daten an die Krankenkassen. Arbeitgeber müssen sie dort abrufen.
Das neue eAU-Verfahren gilt allerdings nicht für AU-Bescheinigungen aus dem Ausland. Wird der Arbeitnehmer im Urlaub im Ausland arbeitsunfähig krank, muss er zwingend ein ärztliches Attest bei einem Arzt am Urlaubsort einholen – zumindest, wenn die Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden sollen. Dadurch haben Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber.
Der Arbeitgeber muss bei Beginn einer Arbeitsunfähigkeit auch aus dem Urlaub im Ausland gemäß § 5 Abs. 2 EFZG so schnell wie möglich (telefonisch oder per E-Mail) informiert werden über:
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die Arbeitsunfähigkeit an sich,
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deren voraussichtliche Dauer und
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die Adresse am Aufenthaltsort.
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Rückkehr aus dem Ausland zurück ins Inland (auch die Krankenkasse muss informiert werden)
Minijob und Ehrenamt
Die Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000,00 EUR sowie die Ehrenamtspauschale in Höhe von 840,00 EUR jährlich gilt auch für geringfügig Beschäftigte, die sich nebenberuflich in einem Verein oder einer gemeinnützigen Einrichtung engagieren. Diese steuerlichen Vergünstigungen gelten zum Beispiel für Tätigkeiten wie Übungsleiter, Betreuende oder Personen im Vorstand eines Vereins im gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlichen Bereich. Bis zur Höhe der jeweiligen Pauschale bleiben die Einnahmen steuer- und sozialversicherungsfrei. Der zeitliche Umfang darf dabei ein Drittel einer vollen Erwerbstätigkeit nicht überschreiten.
Bei einer Kombination aus Minijob und Ehrenamt kann nur eine der beiden Pauschalen genutzt werden. So kann etwa ein gemeinnütziger Verein eine Betreuerin als Minijobberin beschäftigen und zusätzlich eine Pauschale zahlen. Bei 556,00 EUR (Stand 2025) Monatsverdienst für den Minijob und 250,00 EUR monatlich (3.000,00 EUR im Jahr) Übungsleiterpauschale erhält sie monatlich 806,00 EUR für ihre Tätigkeit. Die Übungsleiterpauschale wird steuer- und beitragsfrei gewährt. Daher zählt sie nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt und wirkt sich nicht auf die Geringfügigkeit aus.
Arbeitnehmer können beide Pauschalen in einem Jahr in Anspruch nehmen, allerdings nicht für dieselbe Tätigkeit. Zum Beispiel kann ein Vorstandsmitglied in einem Turnverein für die Vorstandstätigkeit eine Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen. Gleichzeitig kann er auch als Trainer für eine Sportart die Übungsleiterpauschale nutzen.
Hinweis für den Arbeitgeber:
Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer, dass die Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale in der Steuererklärung anzugeben sind, auch wenn für diese Beträge Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit gilt.
Bildungsurlaub für Arbeitnehmer
In Baden-Württemberg können Arbeitnehmer 5 bezahlte Tage pro Jahr, bezogen auf eine 5-Tage-Woche, als Weiterbildungszeit beanspruchen. Das unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland.
Bildungsurlaub steht grundsätzlich allen Arbeitnehmern zu, die in einem Bundesland mit einer entsprechenden Regelung angestellt sind. Dazu zählen auch Beschäftigte in Heimarbeit, Menschen die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind und Beschäftigte in Werkstätten für Menschen mit Behinderung.
Auch Auszubildenden und Studierenden an Dualen Hochschulen, gerechnet auf die gesamte Ausbildungs- bzw. Studienzeit, stehen 5 Tage Bildungszeit zu. Der Anspruch ist auf politische Weiterbildungen und Qualifizierungen fürs Ehrenamt beschränkt. Zudem dürfen Auszubildende und Studierende erst dann Bildungszeit in Anspruch nehmen, wenn sie seit mindestens 12 Monaten im Betrieb beschäftigt sind.
Was zählt als Bildungsurlaub für Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer dürfen weitgehend selbst entscheiden, was sie während ihres Bildungsurlaubs lernen möchten. Die Veranstaltung muss jedoch vom jeweiligen Bundesland anerkannt sein. Es gibt drei verschiedene Bereiche für die Weiterbildung:
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Die berufliche Weiterbildung dient dazu, berufsbezogene Kenntnisse und Fertigkeiten zu erneuern und zu erweitern.
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Die politische Weiterbildung ermöglicht Arbeitnehmer, sich über politische Zusammenhänge zu informieren und am politischen Leben mitzuwirken.
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Die Qualifizierung für ehrenamtliche Tätigkeiten soll das ehrenamtliche Engagement stärken. Dieser Bereich zählt in manchen Bundesländern nicht zur Bildungszeit. Für welche ehrenamtlichen Tätigkeiten Arbeitnehmer die Bildungszeit in Anspruch nehmen, ist eigens geregelt.
Wie läuft das Antragsverfahren?
Beschäftigte, die Bildungszeit nehmen möchten, müssen Arbeitgeber so früh wie möglich schriftlich darüber informieren, meist zwischen vier und acht Wochen vor Beginn der Weiterbildung. Der Arbeitgeber sollte den Antrag zügig bearbeiten. Bei Verzögerung gilt die Bildungsfreistellung unter Umständen sonst als genehmigt. Ist die Weiterbildung absolviert, muss der Arbeitnehmer einen Nachweis vorlegen. Eine entsprechende Bescheinigung gibt es vom Träger der Bildungsveranstaltung.
Können Arbeitgeber den Antrag ablehnen?
Ja, Arbeitgeber können den Antrag auf Bildungsurlaub ablehnen, aber lediglich aus zwingenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen, z. B. wenn zu diesem Zeitpunkt bereits viele andere Mitarbeiter Urlaub genommen haben. Auch wenn Ihre Arbeitnehmer die Antragsfrist nicht einhalten, ist dies ein zulässiger Grund für eine Ablehnung. Oder, wenn das gewünschte Seminar im jeweiligen Bundesland nicht anerkannt ist. Als Arbeitgeber sollte man daher von seinen Beschäftigten eine Bescheinigung verlangen, die die Anerkennung belegt.
Wichtig: Wie der Antrag muss in den meisten Bundesländern auch die Ablehnung schriftlich sein. Der Arbeitgeber muss begründen, weshalb der Antrag auf Bildungsfreistellung nicht genehmigt wurde.
